کنترل صندوق ورودی ایمیل

ارسال ایمیل و بررسی دوره ای آنها امروزه فعالیتی بسیار متداول در بین کاربران است. این کار تا حد زیادی مانع از کارایی و بهره وری فرد می شود اما هنوز هم همه ما به آن اعتیاد داریم. ایمیل ابزاری عالی برای برقراری ارتباط است اما در سالهای اخیر به یک فعالیت ناسالم و همه گیر تبدیل شده است. مردم توسط ایمیل های غیرقابل پاسخ بمباران شده و محاصره می شوند.

کاربران از طریق تعداد ایمیل هایی که دریافت می کنند غرق می شوند. صندوق ورودی سرریز شده و غیرقابل کنترل شده است و بنابراین به یک کار خسته کننده وحشتناک تبدیل شده است. فقط درصورتی که یکبار دیگر مدیریت صندوق ورودی ایمیل خود را شروع کرده و از وقت خود استفاده کنید ، می توانید دوباره از ایمیل هایتان استفاده مفید را ببرید.

1) پوشه ها و برچسب ها را ایجاد کنید

ایمیل های خود را در پوشه ها و زیر پوشه ها سازماندهی کنید زیرا مکان یابی آنها آسان خواهد بود. ایمیل ها را دسته بندی کرده و ایمیل هایی را که باید برای ارجاع در آینده ثبت شوند جدا کنید.

آنها را برچسب گذاری کرده و در یک پوشه جداگانه نگه دارید تا در وقت صرفه جویی کنید. صندوق ورودی را برای ایمیل هایی که نیاز به اقدامات فوری دارند اسکن کنید. آنها را بخوانید ، به آنها پاسخ دهید و آنها را در زیر پوشه های مناسب قرار دهید تا در جستجوی موضوع یا زمینه دقیق و یافتن آن در تاریخ آینده آسان شود. سازماندهی مناسب ایمیل های شما نکته مهمی برای مدیریت ایمیل است.

2) در مورد ایمیل های ورودی قاطع باشید

روزانه چندین ایمیل دریافت می کنید. یکی از بهترین نکات در مورد مدیریت ایمیل ، تعیین کننده بودن ایمیل های دریافتی است. به محض خواندن آنها در مورد اقدام بعدی خود درجا تصمیم می گیرید.

آیا می خواهید آن را به شخص دیگری هدایت کنید ، آن را برچسب زده و برای استفاده از آن در آینده پوشه کنید ، به آن پاسخ دهید یا می خواهید حذف کنید  بهتر است پیوست های افراد ناشناس را باز نکنید زیرا ممکن است هرزنامه (Spam) باشد.

با پیامهای مهم به عنوان یک کار مهم رفتار کنید و بلافاصله با اقدامات قاطع خود به طور مناسب از عهده آنها برآیید. این کار صندوق ورودی شما را آزاد و مفید نگه می دارد.

3) چک کردن ایمیل ها به طور منظم

تصمیم بگیرید هر روز در یک بازه زمانی خاص ایمیل های خود را مرور کنید و به برنامه خود پایبند باشید. بررسی منظم آنها نکته مهمی در زمینه مدیریت ایمیل است اما کار خود را قطع نکنید و چندین مرتبه در روز مرتب کنید. کافی است ، بنابراین آنها را بخوانید ، آنها را بایگانی کنید ، پاسخ دهید یا حذف کنید.

نوتیفیکیشن ایمیل خود را قطع کنید، زیرا این امر باعث می شود شما از کارهای مهم منحرف شده و بهره وری شما را مختل کند. بررسی منظم ایمیل ها به شما در کنترل چک کردن صندوق ورودی شما کمک می کند و باعث کنترل آن می شود.

4) از فیلترها برای تمیز نگه داشتن صندوق ورودی استفاده کنید

یکی از نکات مهم در زمینه مدیریت ایمیل ، یادگیری استفاده از قسمت فیلتر است. این ابزار در Manager قرار دارد و به مرتب سازی خودکار همه ایمیل های ورودی کمک می کند.

این کار بسیار مفید است زیرا ما را از هرگونه نامه های‌ ناخواسته  و همچنین در مورد ایمیل حاوی ویروس مطلع می کند. بخش خودکار بلافاصله آنها را مسدود و رد می کند. می توانید ایمیل های قانونی را نیز بر اساس فیلترها مرتب کنید زیرا از نظر موضوع ، محتوا یا آدرس آنها را به پوشه مربوطه می فرستد. فیلترها کمک زیادی به مدیریت صندوق ورودی و مرتب نگه داشتن آن ها می کنند.

5) فقط ایمیل های مهم را بخوانید

فرد هر روز چندین ایمیل دریافت می کند و اگر شروع به خواندن تک تک آنها کند ، انجام هر کار مثبتی غیرممکن است. در بیشتر موارد ، شما می دانید که کدام یک مهم هستند و به راحتی می توان از ایمیل های بی‌محتوا چشم پوشی کرد.

اگر فرستنده باهوش باشد ، بخش موضوع را آموزنده می سازد تا بلافاصله با یک کلمه کلیدی از متن مطلع شوید. خواندن تنها مواردی که فکر می کنید ارزش صرف وقت را دارد ، نکته مهمی در مدیریت ایمیل است زیرا باعث صرفه جویی در وقت و تلاش شما خواهد شد. همچنین صندوق ورودی شما آزاد خواهد شد.

6) برای صرفه جویی در وقت ، مطالب را کوتاه نگه دارید

هنگامی که یک ایمیل دقیق ارسال می کنید که از دستورالعمل های ایمیل پیروی می کند ، بهتر است درخواست ها یا خواسته های خود را شفاف بیان کنید اما آن را به یک داستان طولانی تبدیل نکنید.

مطالب خود را کوتاه و دقیق بیان کنید زیرا مورد استقبال گیرنده قرار می گیرد و در زمان مطالعه او صرفه جویی می کند. روشن و کوتاه نگه داشتن مطالب نکته خوبی در زمینه مدیریت ایمیل است زیرا به فرد کمک می کند صندوق ورودی خود را به سرعت تمیز ، پاک و مدیریت کند.

7) از پاسخگوی خودکار خود در یک زمان شلوغ استفاده کنید

گاهی اوقات افراد بیش از حد مشغول بررسی و پاسخ به ایمیل هستند. در این زمان پاسخگوی خودکار برای مدیریت ایمیل تنظیم کنید. این ابزار به مردم اجازه می دهد تا بدانند که شما پیام ها را نادیده نمی گیرید.

8)  فقط در خبرنامه هایی‌ که برایتان مفید است عضو شوید

امروزه صندوق ورودی بیش از نامه های مهم با ایمیل های ناخواسته سرریز می شود. تبلیغات ، اشتراک تبلیغاتی و خبرنامه هایی‌ که مورد استفاده ما نیستند ، هر چند ساعت یکبار ما را آزار و مزاحمت می دهد. یک نکته در مورد مدیریت ایمیل این است که عضویت در اینگونه ایمیل ها را لغو کنید تا جلوی شلوغی صندوق ورودی شما را بگیرد و فقط خبرنامه ها و تبلیغاتی که مور نیاز شما هست را بپذیرید.

اگر دریافت آنها را متوقف کنید ، دیگر مجبور نیستید آنها را بخوانید و حذف کنید. فقط صندوق ورودی خود را بررسی کنید و مشخص کنید کدام ایمیل غیرضروری است و سپس گزینه لغو اشتراک را انتخاب کرده و ارسال کنید. با این کار صندوق ورودی شما قابل کنترل خواهد بود تا موارد مهم به راحتی دیده و مرتب شوند.

9) ایمیل های همان موضوع را قبل از پاسخ بخوانید

ایمیل های خود را بر اساس یک موضوع خاص مرتب کنید و متناسب با آن فایل کنید.

این کار باعث صرفه جویی در وقت می شود و می توانید در چارچوب ذهنی بهتری پاسخ دهید. اکنون دقیق و به نکته پاسخ دهید.

شما نیازی به پاسخ دادن به پیامهایی ندارید که مهم نیستید. اگر می خواهید صندوق ورودی شما بهم نریزد ، آنها را در پوشه جداگانه ثبت کنید.

اگر فکر می کنید در آینده می تواند به درد بخورد ، آنها را در یک پوشه نگه داری کنید .

10) ایمیل های ناخواسته را از سطل زباله و هرزنامه حذف کنید

تمیز نگه داشتن صندوق ورودی خود نکته اصلی در زمینه مدیریت ایمیل است. همه موارد غیرضروری را حذف کنید تا صندوق ورودی خود را آزاد کنید. بله ، شما ایمیل های ناخواسته و غیرضروری را به پوشه های Spam و Trash ارسال می کنید اما باید یک بار از طریق آنها وارد شوید تا ببینید که یک ایمیل مهم به اشتباه در آن پوشه ها قرار نگرفته است.

به طور پیش فرض ، همه پیام های موجود در سطل زباله و هرزنامه به طور خودکار پس از یک دوره زمانی خاص حذف می شوند.